≡ Menu

Wat is het verschil tussen agenda en notulen

Twee onmisbare elementen van een officiële vergadering zijn de agenda en de notulen. Omdat er binnen het bedrijfsleven en andere instanties over het algemeen veel vergaderingen plaatsvinden is het van belang dat van te voren bekend is waar over gesproken gaat worden en dat de vergadering zelf gedocumenteerd wordt.

Vaak maakt de voorzitter van de vergadering een chronologisch overzicht van alles wat er tijdens de vergadering besproken gaat worden, de agenda. Vaste punten op deze agenda zijn de ‘opening’ waarbij de voorzitter de vergadering officieel opent. De opening wordt vaak gevolgd door het ‘vaststellen van de agenda’, de agenda wordt doorgesproken en deelnemers aan de vergadering kunnen eventueel nog wijzigingen voorstellen. Een ander vast agendapunt is het goedkeuren van de notulen van de vorige vergadering. Punten ‘mededelingen’ (informatie ter kennisgeving, over ziekte bijvoorbeeld) en ‘ingekomen stukken’ volgen dan nog voordat de echte vergadering begint.

Ter afsluiting zullen er op de agenda nog punten staan als ‘rondvraag’ (wie heeft er nog vragen en opmerkingen) en de ‘afsluiting’ (de vergadering wordt officieel door de voorzitter beëindigd).

Naast een voorzitter van de vergadering zal er ook altijd een notulist bij een vergadering aanwezig zijn. Deze notulist schrijft in grote lijnen op wat er tijdens de vergadering gezegd wordt, het verslag wat hier uit voortkomt worden de notulen genoemd.

De notulen bevatten in ieder de namen van de aanwezigen bij de vergadering, de agenda en per agendapunt de voorlopige conclusie. Notulen bevatten over het algemeen niet specifieke meningen maar enkel de grote lijnen van het besprokene.

Zodra de notulen door de notulist zijn uitgewerkt zullen ze vaak per mail naar de deelnemers gestuurd worden, deze kunnen hier dan nog op reageren, bij de volgende ervaring liggen de definitieve notulen van de vorige vergadering op tafel die dan definitief goedgekeurd worden.